Chính sách Quyền riêng tư

• Makes sure privacy is protected
• Ensures the program is shared with all staff
• Có tiếng nói cuối cùng nếu quy tắc không rõ ràng

• Runs the privacy program
• Updates rules every two years or sooner if laws change
• Provides staff and funds for privacy work
• Reviews risks and systems
• Làm việc với Audit Manager để kiểm tra an toàn dữ liệu

• Hỗ trợ tất cả các văn phòng VDSS
• Helps new systems include privacy
• Reviews complaints
• Investigates possible breaches

• Teach staff about privacy rules
• Help provide training

• Make sure rules are followed in their teams
• Chỉ định nhân viên bảo mật và bảo mật địa phương
• Report privacy problems to the Privacy Officer
• Ensure staff get training

• Yêu cầu đào tạo nhân viên trước khi truy cập
• Manage risks
• Luôn tuân thủ
• Appoint system administrators

• Decide how data is classified
• Phê duyệt yêu cầu sử dụng dữ liệu
• Set rules for access

• Protect data in local systems
• Chia sẻ các quy tắc bảo mật cục bộ với VDSS.
• Tạo khóa đào tạo
• Prevent one person from full control over sensitive work

• Follow rules
• Sign acknowledgments each year
• Báo cáo sự cố ngay lập tức
• Hoàn thành khóa đào tạo trong vòng 30 ngày kể từ ngày thuê và mỗi năm sau

• Run systems safely
• Build privacy controls into daily work

• Giữ dữ liệu an toàn
• Run systems in line with rules
• Give reports to Data Owners

The VDSS Privacy Program:

• Follows federal and state laws
• Protects data from misuse or loss
• Responds to privacy complaints
• Đánh giá và cải thiện kiểm soát quyền riêng tư
• Trains staff

• All staff, interns and contractors must finish privacy training.
• Đào tạo phải diễn ra trong vòng 30 ngày kể từ ngày tuyển dụng và hàng năm sau đó.
• Records of training are kept.

• VDSS is the owner of all data collected.
• Chủ sở hữu dữ liệu đặt các quy tắc để truy cập và bảo vệ.

Dữ liệu được dán nhãn là:

• Công cộng – can be shared
• Riêng tư – limited to staff
• Bí mật – very limited, protected by law

• Data can only be shared if the law allows.
• Yêu cầu phải được chấp thuận bởi Chủ sở hữu dữ liệu.

• Records must be kept only as long as needed.
• Old records must be destroyed safely.

• Clients can see their own records.
• Khách hàng có thể yêu cầu sửa chữa nếu hồ sơ sai.

• Khách hàng phải đồng ý trước khi dữ liệu được chia sẻ ngoài những gì pháp luật cho phép.

• Khách hàng có thể nộp Mẫu khi ếu nại về quyền riêng tư.
• VDSS phải trả lời và khắc phục sự cố.

• Tất cả nhân viên phải báo cáo vi phạm quyền riêng tư ngay lập tức.
• Breaches will be reviewed and fixed.
• Clients will be told if their data was part of a breach.

• Devices with data must be kept safe.
• Dữ liệu trên các thiết bị cũ phải được xóa trước khi tái sử dụng hoặc xử lý.

• All new projects must consider privacy.
• Risks must be reviewed before new systems go live.

• VDSS Privacy Program must be reviewed every two years.
• Staff must know where to find privacy policies.

• Staff with access to data must be screened before hire.
• Job roles decide what data can be seen.

• Các hệ thống phải có các công cụ để bảo vệ quyền riêng tư.
• Các báo cáo sẽ được chạy để kiểm tra rủi ro.

• Quyền riêng tư và bảo mật đi đôi với nhau.
• VDSS tuân theo Hướng dẫn chương trình bảo mật thông tin.