The Virginia Freedom of Information Act (FOIA) được điều chỉnh bởi § 2.2-3700 và tiếp theo. của Bộ luật Virginia và đảm bảo Cư dân Virginia và phương tiện truyền thông đại diệntives quyền truy cập vào hồ sơ công cộng do các cơ quan công quyền nắm giữ, quan chức và nhân viên.
Hồ sơ công khai là gì?
Hồ sơ công khai là bất kỳ tài liệu hoặc bản ghi nào được chuẩn bị, sở hữu hoặc thuộc sở hữu của một cơ quan công cộng hoặc các cán bộ, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan đó trong giao dịch kinh doanh công cộng.
Điều này bao gồm:
- Hồ sơ giấy
- Tập tin điện tử
- Video hoặc bản ghi âm
Tất cả các hồ sơ công khai được coi là mở và chỉ có thể bị giữ lại nếu một trường hợp cụ thể, miễn trừ pháp lý áp dụng.
Yêu cầu hồ sơ công khai của VDSS
- Bạn có thể yêu cầu hồ sơ qua U.S. bưu điện, email hoặc qua điện thoại.
- Không có mẫu đơn cụ thể nào bắt buộc phải sử dụng khi gửi yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA).
- Yêu cầu phải xác định Những kỷ lục mà bạn là tìm kiếm với độ đặc hiệu hợp lý " " để chúng ta có thể chính xác xác định và định vị những kỷ lục mà bạn là tìm kiếm. Bạn không cần phải cung cấp lý do cho các hồ sơ yêu cầu.
- Yêu cầu của bạn phải bao gồm tên và địa chỉ pháp lý của bạn hỗ trợ trong xác định Bạn có đủ điều kiện để nhận hồ sơ công khai có nguồn gốc từ Virginia không?
- Chúng tôi chỉ có thể cung cấp các hồ sơ hoặc tài liệu đã tồn tại. Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) không áp dụng cho... câu hỏi chung Về hoạt động của VDSS và không yêu cầu VDSS phải tạo ra bản ghi không tồn tại.
- Bạn có thể chọn nhận hồ sơ ở bất kỳ định dạng nào mà VDSS sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường. Thông thường, hồ sơ được cung cấp dưới dạng điện tử qua e-mail hoặc dưới dạng bản in.
- Trước khi gửi yêu cầu của bạn, vui lòng xem lại Miễn trừ theo luật định chung để đảm bảo hồ sơ của bạn được phép tiết lộ công khai phù hợp với FOIA. Ví dụ, FOIA không cho phép cung cấp hồ sơ liên quan đến child protective sdịch vụ và chăm sóc nuôi dưỡng.
Cách yêu cầu hồ sơ từ VDSS:
Thư điện tử: FOIA@dss .virginia.gov
Thư: Sở Dịch vụ Xã hội Virginia
c/o Cán bộ FOIA
5600 Đường Cox.
Glen Allen, VA 23060
Các Hội đồng tư vấn tự do thông tin Hội đồng sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua... thư điện tử hoặc qua điện thoại tại 804-698-1810 hoặc (miễn phí) tại (866) 448-4100.
Chi phí
- Việc yêu cầu cung cấp hồ sơ là miễn phí. Tuy nhiên, Virginia FOIA Điều này cho phép chúng tôi tính phí dựa trên chi phí thực tế phát sinh khi đáp ứng các yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA). Điều này bao gồm thời gian nhân viên tìm kiếm, xem xét và/hoặc biên tập lại các tài liệu được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp các tài liệu được yêu cầu.
- Bạn có thể yêu cầu chúng tôi ước tính chi phí cung cấp hồ sơ mà bạn đã yêu cầu trước hoặc tại thời điểm gửi yêu cầu.
- Chúng tôi sẽ cần nhận được khoản thanh toán cho mọi chi phí liên quan trước khi tiến hành yêu cầu của bạn. Thời gian để VDSS cung cấp hồ sơ sẽ được giữ lại kể từ thời điểm cung cấp ước tính chi phí cho đến khi nhận được thanh toán.
- Nếu chúng tôi ước tính rằng nó sẽ có giá cao hơn $200, chúng tôi sẽ yêu cầu đặt cọc 50% tổng chi phí ước tính trước khi tiếp tục yêu cầu.
- Có thể thanh toán bằng séc hoặc lệnh chuyển tiền viết cho Sở Dịch vụ Xã hội Virginia. Vui lòng tham khảo tên người yêu cầu FOIA để đảm bảo khoản thanh toán được áp dụng đúng cho yêu cầu FOIA cụ thể.
Thanh toán có thể được gửi đến:
Sở Dịch vụ Xã hội Virginia
c/o Cán bộ FOIA
5600 Đường Cox.
Glen Allen, VA 23060
- Nếu bạn cần giảm chi phí, VDSS sẵn sàng đưa ra các đề xuất để điều chỉnh yêu cầu.
- Nếu bạn còn nợ tiền từ một yêu cầu FOIA trước đó mà chưa được thanh toán quá 30 ngày, VDSS có thể yêu cầu thanh toán khoản nợ quá hạn trước khi phản hồi bất kỳ yêu cầu FOIA mới nào.
Điều gì xảy ra sau khi bạn thực hiện yêu cầu FOIA
- VDSS sẽ trả lời yêu cầu trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày bắt đầu vào ngày làm việc đầu tiên sau khi nhận được yêu cầu và không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
- Bạn sẽ được thông báo nếu VDSS không có hồ sơ liên quan đến yêu cầu của bạn hoặc nếu có là cụ thể miễn trừ theo luật định theo hồ sơ được yêu cầu.
- Trong một số trường hợp, một phần hồ sơ có thể được cung cấp trong khi một số phần phải được biên tập hoặc giữ lại. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mọi phần hồ sơ được yêu cầu theo quy định của pháp luật.
- Nếu không thực tế hoặc không thể cung cấp hồ sơ trong khoảng thời gian năm ngày, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn rằng chúng tôi sẽ cần thêm bảy ngày làm việc để cung cấp các hồ sơ được yêu cầu.
Miễn trừ theo luật định chung
Bộ luật Virginia Luật này cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ kín một số hồ sơ nhất định khỏi công chúng. VDSS thường giữ kín các hồ sơ thuộc các trường hợp ngoại lệ sau:
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng hoặc sản phẩm công việc luật sư
- Thông tin độc quyền của nhà cung cấp
- Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng, trước khi hợp đồng được trao
- Hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ và thông tin bí mật liên quan đến các dịch vụ bảo vệ trẻ em và các cơ quan sắp xếp trẻ em
Thông tin thêm
- Hồ sơ phúc lợi trẻ em: Được lưu giữ bởi Virginia Department of Social Services (LDSS) tại địa phương của bạn, không phải VDSS. Yêu cầu phải được gửi trực tiếp đến LDSS.
- Hồ sơ Dịch vụ Bảo vệ Người lớn (APS): Được lưu giữ bởi Sở Dịch vụ Người cao tuổi và Phục hồi chức năng (DARS) hoặc LDSS của bạn.
- V. sơ địa phương so với hồ sơ tiểu bang: Một số hồ sơ chỉ được lưu giữ ở cấp địa phương. VDSS không thể chuyển tiếp yêu cầu nhưng sẽ cung cấp thông tin liên hệ nếu có thể.
- Xác minh danh tính: Nếu yêu cầu xem hồ sơ của chính mình, bạn phải cung cấp ID có ảnh và bản khai có công chứng hoặc tuyên thệ.
- Hồ sơ của bên thứ ba: Nếu yêu cầu hồ sơ của người khác, bạn phải cung cấp ủy quyền hoặc bằng chứng rằng cá nhân đó đã chết.
Tìm bộ phận địa phương của tôi